海洋科学与生物工程学院学生会档案管理制度

为加强学生会工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使学生会的工作协调有序，特制订本制度。

1、 学生会的档案管理工作由学生会秘书处负责，对学生会的总体文档进行分类、归档、管理，为学生会的各项活动提供参考资料，保障各项决策的科学化。学生会总体档案分类如下：学生会工作计划和工作总结、学生会自身检查建设材料、学生会管理制度部门工作档案、学院来文、学生干部档案、会议记录、活动照片等。

2、学生会各职能部门在每学期初必须有详细的本学期工作计划及上学期的工作总结，一式两份，分别由本部门及秘书处存档。

3、学生会档案分类要求纸质版和电子版均要保留，电子版统一存放在学生会云盘中。

4、各部的工作档案由秘书处分类保管。凡大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外，须送交一份于秘书处存档。活动方案于活动前交，总结及有关材料于活动结束后一周内递交，此任务由各部门部长负责。

5、部长级以上干部每学期末必须递交一份详细的个人总结或填写一份工作鉴定表，介绍在这期间的工作内容、工作成绩及经验教训，并由秘书处存入档案。

6、如需借用有关档案，须经有关部门负责人同意并作登记方可，且用后及时归还存档。秘书处开放档案，应遵循以下规定：

（1）有关人员，说明利用档案的目的和范围后，经秘书许可，均可查阅属开放范围的档案，并可以复制和摘录。

（2）未经上级部门授权或批准，任何部门、个人无权公布档案。

（3）对于重要、珍贵的档案资料，一般不得使用原件。如有特殊需要，须经学生会主席团批准。

（4）档案经学生会主席团批准被借出后，须在规定期限内归还，档案管理人员负责督促归还，并做好检查工作。如有特殊情况需延长借用时间，应持有关证明经学生会主席团批准。

7、各类档案是主席团对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是主席团对学生干部进行考核和评优的依据。各部门应该认真对待。

附则：

1、学生会各项收入与支出严格按照本制度执行。

2、本制度由青岛科技大学海洋科学与生物工程学院学生会主席解释，并根据实际情况予以调整和修改。

3、本制度自颁布之日起实施。